中國人自稱有五千年悠久文化，西方人對此則嗤之以鼻；若以有信史而言，自周朝起算中國才不過三千年歷史，自商湯算起也不到四千年。但是，若用西方觀點的相同基準，檢驗四千六百年的埃及歷史，恐怕也未必是信史，而號稱世界最古老文明的兩河文化是否真的比中國老，也有相同的問題。然而，真正的問題，恐怕還是在於東西方的隔閡；西方對中國了解太少了。最近，聖殿騎士團（Knight Templar）再度因「達文西密碼」這本書及電影而聲名大噪；西方歷史中，十二世紀的聖殿騎士團，是世界上最早發行銀行匯票的組織。在中國歷史上，錢莊銀票的發行已不可考，但絕對是在西元十世紀（唐朝）之前。事實上，自秦始皇一統天下，結束了周朝分封諸侯的時代之後，為了因應大皇朝的組織，除了車同軌、書同文之外，嚴密的組織管理也是不可或缺的必然趨勢：層層節制、分層負責，這種層級式的組織管理，本來就是中國衙門不可或缺的運作邏輯；但對西洋管理學界而言，中國自尚書、禮記、周典以來有關典章制度以及管理手段的經絡，幾乎是不存在的。
#@1@#經營之神王永慶，有一次被記者問到台塑的中國式管理時，很直截了當地表示，管理就是管理，沒有什麼中國式管理。這個說法，大體上是正確無誤。然而，管理的核心是人，而人的行為和文化相關；所以，從另一個角度來說，受到中國傳統衙門行政制度影響的中國式管理，也的確是存在。而到今日還深深影響台灣企業的管理文化，就是中國衙門式的公文簽核制度。對現代企業來說，有關人事、財務及其他行政表單，其層層簽核程序的曠日廢時，一直是企業員工挫折感的重要來源之一。但是，中國衙門式的公文旅行不只是在表單上，而是及於所有的計畫、執行、考核等營運的運作上，凡事不經這一道公文程序，就是沒有法定授權，後面的表單作業通通都會有問題。問題是，這種公文程序，是序列式的，也就是同一份公文，一次只能在一個地方出現。不論是會議的結論、外來的需求或是個人的發想，一件事的源頭都要由事情的承辦人員起草一份公文，順著組織層級層層上報；這中間，開會是免不了的，但是，會議中的意見甚至會議結論，也都是作不得數，必須是附在公文上面的會議紀錄才算數；當然，會議紀錄既不會充分表達會議中的關切事項，也未必忠實傳達會議結論。然後在公文旅行中，還要相關單位會辦，而會辦事項更常要在平行單位之間層層下轉再層層上呈，不同單位轉來轉去，最後才回到原來的單位手中。這種公文旅行，已經是如恐龍般地當大火燒到末梢神經，大腦卻要好久好久才感覺到痛，萬一中間又碰到不同單位或不同人，對事情的看法或會議紀錄有不同意見，或者是中間有人「太忙了」以致延誤公文，公文就會被卡在某一個角落，甚至就消失了......。於是，追公文、等公文就成了承辦人的例行夢魘；而「公文沒下來」也成了怠惰的最佳藉口！問題是，開會是幹什麼的？開會不就是要產生行動嗎？為何開會只是產生公文旅行呢？
#@1@#西方原本並沒有和中國衙門足堪匹配的嚴密公文制度，文書往來本來就有許多管理問題和漏洞。所以，在層級式組織有了問題，而導入扁平式組織架構時，也沒有公文問題，制度變換的焦點常在於表單簽核的簡化；台灣企業就麻煩了，中國衙門的公文制度成了企業無法戒除的嗎啡，而台灣管理學界也較少著墨西方的文書制度，於是，公文簽核還是台灣許多企業的標準制度。這不是好制度，而是毐瘤。公文旅行是序列式，現代企業面對變動環境，需要快速反映、快速行動，所以公文不能用來做為溝通工具，溝通應該以直接對話，或有效率的會議來進行；而管理的重點是在成效，不在責任歸屬，權責主管及承辦人員應該負責也很清楚，不必用公文來烙印；只有牽涉到授權及公司行政制度的確認程序，才需要表單及文書的簽核。所以，文書是告知的成分多，用並行的方式發送最有效率，不必公文旅行。以現代而言，email就夠了，除財務上的核銷單據和對外的文書及契約外，其他紙張類型的文書不該存在。事實上，在成熟市場中的成熟企業，常講究責任分明，但在變動快速的成長市場中，犯錯是常有的，追究責任根本是無意義的事；績效才是正常的管理指標。也由於在這種環境中，企業及市場的目標及價值也不斷地在移動，拿什麼來當績效考核的依據都還會是個大問題；所以，晚近甚至有人提出「先開槍再瞄準」的企業策略說。也就是，既然目標不容易確定，好不容易確定的目標還有變化，所以，如果要先瞄準再開槍，恐怕經常開不了第一槍。
#@1@#因此，開創新市場的策略，可以加上兩種；一種是打草驚蛇，先開了槍驚動獵物，再修正目標；另一種則是散彈打烏，別人開了第一槍驚動了鴨雁滿天飛，你跟著打出散彈槍就好了，不必怎麼瞄準。前者，適用於既有企業開發新市場；後者，極適用於投資新科技及新創事業。先開槍再瞄準，這樣子的邏輯在公文作業中，是很難存在的。一般公文的主旨、說明、辦法中，目標不清楚，邏輯就說不清，承辦人以外的任何人都很難簽得下「同意」的竟見。而在以溝通為主，email知會為輔的企業內，當決策階層及相關部門充分溝通完之後，該負責的人一個email告訴大家他想做那些事情，接下來就是行動了。這樣，會議就比較沒有議而不決、決而不行的問題；有這個問題，就是該做事的人沒做，而不能用公文下不來來搪塞。中國式衙門的公文體制在台灣企業中，看起來是小問題，甚至有許多企業還認為它是好的，誤認為：「這才是制度化」，其實，這才真正是個大麻煩。最大的問題是，公文阻礙了有效溝通。但廢除公文，事實上改變了企業內各層級責任歸屬的管理觀念及習慣，對很多習於傳統文化管理模式的企業家及經理人而言，是個不太容易接受的事；而要改變這種狀態比較容易的作法，則是充分利用資訊科技作為溝通工具。問題是，有公文問題的台灣企業，也大部份都有電腦化的問題；對這些企業而言，電腦是生產工具而非溝通工具，所以，沒必要為所有員工都配備電腦，辦公室的電腦大多是共用的。於是，電腦化的普及程度，也是企業管理及溝通效率的另一個指標。
