各位讀者收到這期雜誌時，正是金豬年的開工後的第一周，在此先祝福大家，在新的一年有個好的開始。9天的農曆年假後，許多上班族重新投入工作，免不了就是一長串的會議，早會開完開午會，大會開完接著小會，似乎剛休息幾天的充實感，一下子就覺得疲倦殆盡……。
#@1@#「開會」是現代上班族每周、甚至每天都必須從事的活動，尤其是在全球化的浪潮下，加上開會的科技已經日新月異，距離和技術已不是問題，於是，下班時間和太平洋另一端開會等情形，已經不可避免。因此，如何聰明地開好會，有效溝通與決議就變成十分重要。然而，開會卻是很多上班族視為痛苦指數相當高的一件事情。在國外，上班族甚至流行一種「開會賓果」（註1）的遊戲，與會者中有些捉狹者就會玩這個遊戲，作為打發無聊會議的方式，以免睡著。可見不懂得把會開好，是會讓與會者深感痛苦；而對於企業主來說，無效的會議，更會造成企業嚴重的浪費，也影響到許多重大決議無法如期進行，喪失先機，損失更是難以估計。
#@1@#2001年，由一群專業人士從美國百大企業中挑選出「100個凸顯企業績效的動詞」（100 verbs that highlight performance），這些動詞是這些企業主管普遍最愛用、最能夠凸顯績效的100個關鍵動詞（註2）。如果說，會議本身是凸顯企業運作的重要表現，那麼這些關鍵動詞就會出現在大部分的會議中。在這100個動詞中，如「增加（add）」、「建議（suggest）」、「評估（evaluate）」、「預測（predict）」等字彙，不僅是在企業營運與績效中會經常使用到，就連在開會中，也是一再重複的動詞。原因是，它們都是「看了就知道要怎麼做（observable）」，而且「用了就可以預想成效（measurable）」。如何使用這些關鍵字，把它發揮到淋漓盡致，而且使會議變得更有效率和意義，成為企業競爭力的要素之一。掌握使用這些關鍵詞的，就是開會的人。然而，在開會中每個人是否能夠稱職地扮演自己的角色，也成為會議成功的關鍵。我們也看到「主席不主席」（會議主席的表現不夠稱職），沒有掌控好會議的時間、流程與重點，讓會議流於形式，成為「議而不決」的窒礙狀態；或是「與會不與會」（與會者彷彿置身於外），沒有投入會議，給予中肯的意見達成決議……。想要成功的開會，必須包括「會前、會中、會後」三部分來努力，在「會前」的部分，應該要追溯上次會議的決議事項，確認執行的狀況，作為這次會議討論的事項相關資料的準備也很重要；在「會中」主席需要懂得察納雅言，讓所有意見百花齊放，但更要在關鍵的時刻導回原先會議的目的，整合這些意見並做明確裁示；專案經理人要在「會後」緊盯決議的事項是否如期進行，落實會議決定。如此才能真正實現會議的目的。開會時，免不了要用到簡報的形式。雖然會議中口語表達占很重要的比率，但整體而言，在簡報形式的呈現時，圖像是很重要的部分。所謂簡報，就是言簡易賅地報告，必須要遵守「三八法則」，也就是最好每張投影片不超過3行字，每行不超過8個字，這樣才會符合簡單有力的標準，讓與會人士可以很輕易地掌握簡報中所要傳達的重點。但是，現在的簡報似乎成了一種「表演藝術」了，彷彿要在簡報內容呈現很多數字，加上很多動畫，讓與會人士看得眼花撩亂，還搞不清楚講的內容是什麼，遑論給予意見呢？
#@1@#上台簡報時，應該要有3份草稿，第1份是自己準備要講的草稿，第2份是3＊5的小紙片用來提示自己簡報的內容，第3份就是簡報的內容；在這3份草稿中，從第1份、第2份到第3份的內容必需要逐次簡化。但是我們看到很多人在會議中做簡報，是把第1份的資料放在第3份的形式裡，這不僅打破三八法則，而且給與會人很大的閱讀負擔；從另一個角度來看，也顯現簡報者自己不清楚想要傳達什麼。如果在短短10分鐘的時間裡，就企圖要給與會者所有的資訊，那麼，就等於沒有給與會者任何的資訊；這種貪心的做法，無法讓與會者給予適當的回應，是一廂情願的自我陳述。很多人忘了，做簡報就是要用最簡單的方式引起共鳴，而不是用最複雜的方式去浪費彼此的時間。做簡報時要夠簡單，夠簡單才能聚焦，有聚焦就能讓群體針對某一點充分討論，而充分討論才能真正溝通，這不就是開會的目的嗎？就是把大家找來一起溝通與了解！開太多無效的會議，不論是冗長的、失焦的、不愉快的、沒效率的，都會讓上班族鬱鬱寡歡，懷疑自己努力的目的。開會其實都是需要學習的，不論是主席或是與會者，都有責任讓這個會開起來更有溝通的價值。下次開會前後，不妨想清楚，真的做好會前準備了嗎？要表達的內容真的夠簡單了嗎？意見都被充分表達了嗎？時間都沒有浪費了嗎？會後決議都有定期追蹤嗎？如果每次的開會都愈來愈有效率和意義，那麼就不會出現與會者在會議桌下玩著「開會賓果」的遊戲，而且開會的成本也省了不少。不論是想要升遷的經理人，或是想要樽節成本的老闆，都得重新思索開會的價值，多加練習，就會愈開愈會了。（採訪整理．許立佳）
